Alarm- und Einsatzplanung im Krankenhaus

Plötzlich fällt der Strom aus. Ein Massenanfall von Verletzten tritt ein. Oder ein interner Ausfall von Strukturen oder Einheiten trifft das Krankenhaus: Um in einem derartigen Notfall kompetent reagieren zu können, die Patientenversorgung sicherzustellen und die Kernprozesse aufrechtzuerhalten, sollten sich Krankenhäuser gut aufstellen. „Für solche Fälle sind Alarm- und Einsatzpläne existenziell“, sagt Frederik Meilwes. Der Berater aus den Reihen der GRB Gesellschaft für Risiko-Beratung unterstützt die Kunden unserer Unternehmensgruppe im Gesundheitswesen bei der Erstellung und Optimierung von Alarm- und Einsatzplänen. Dabei kann er auf seinen klinischen Hintergrund als examinierter Gesundheits- und Krankenpfleger und auf die Erkenntnisse aus seinen zwei Masterabschlüssen in „Health Business Administration“ und „Health and Medical Management“ zurückgreifen. Zudem verfügt er über umfangreiche praktische Erfahrungen im Management von Krisensituationen.

„Erst die Diagnose stellen, dann die Therapie einleiten“, so das Motto von Frederik Meilwes. Der GRB-Berater erstellt zunächst mit den Verantwortlichen des Krankenhauses eine Risikoanalyse. Erst im zweiten Schritt wird mit der Ausarbeitung eines Plans begonnen. Bei der Risikoanalyse bespricht der Experte mit den Klinik-Verantwortlichen, welche Schadenszenarien es geben könnte. „Natürlich muss nicht alles maximal eskaliert werden und sollte in einem realistischen Verhältnis zur Eintrittswahrscheinlichkeit stehen. Der Klinikleitung sollten diese potentiellen Szenarien jedoch bewusst sein, und es muss eine Bereitschaft bestehen, sich diesen Themen zu stellen“, erläutert der Berater. In jeder Situation müssen Krankenhäuser funktionieren. Um dann vorbereitet zu sein, sollte vorab überlegt werden, wie die Kernprozesse zur sicheren Patientenversorgung aufrechterhalten werden können. „Es geht im Ernstfall nicht nur darum, das Krankenhaus technisch wieder in Stand zu setzen, sondern dabei auch die klinischen Prozesse zu berücksichtigen“, sagt Frederik Meilwes.

Innerhalb der Risikoanalyse wird auch die räumliche Struktur rund um das Krankenhaus betrachtet: Gibt es in der Umgebung besondere Industrieanlagen? Finden Großereignisse wie Fußballspiele oder Messen statt, bei denen mehrere Personen auf einmal verletzt werden könnten? Zudem müssen bei einem Ausfall von Betriebseinheiten die Versorgungsaufträge weiterhin bestmöglich gewährleistet werden. Wichtig ist auch, die umliegende Struktur an Gesundheitseinrichtungen mit zu berücksichtigen. Die Verantwortlichen sollten sich folgende Fragen stellen: Stehe ich als Einrichtung räumlich sehr exponiert oder habe ich mehrere Einrichtungen in der Nähe, die im Rahmen einer Großschadenslage unterstützen können.

Auf der Metaebene geht es um die Analyse des Ist-Zustandes. Dann erfolgt im nächsten Schritt die Erstellung von konkreten Alarm- und Einsatzplänen für den Katastrophenfall, zum Beispiel anhand von Checklisten. Hierbei gilt: besser kurz und knackig, als lang und undurchsichtig. „Im Notfall sollte die Einsatzleiterin oder der Einsatzleiter alles schnell erfassen und dies auch operativ leicht umsetzen können. Es ergibt keinen Sinn, zunächst umfassende Lektüre studieren zu müssen“, sagt der Experte. Auch dabei müssen die räumlichen Gegebenheiten beachtet werden, wie zum Beispiel die An- und Abfahrtswege zum Krankenhaus. Ebenso sind Alarmierungsschleifen einzurichten. „Es sollte eine gezielte Alarmierung erfolgen, dabei gilt der Grundsatz, so viel wie nötig, so wenig wie möglich‘. Es kommt nicht darauf an, viel Personal zu alarmieren, sondern das richtige“, betont Frederik Meilwes. Denn auch nach dem Großschadenereignis wird Personal gebraucht, um den Regelbetrieb wiederaufzubauen.

Den Notfall proben

Nach der Planung können die Szenarien in Übungen geprobt werden. „Ich spiele mit den Kunden theoretisch einige Lagen durch, um zu wissen, ob die Strukturen greifen oder nicht“, erklärt Frederik Meilwes. Die GRB bietet zudem auch die Planung und Beobachtung von Großschadenübungen an.

Wer sollte in die Planung von Notfallplänen involviert werden?

Vertretung der Krankenhausleitung und Krankenhauseinsatzleitung (sofern vorhanden)
Katastrophenschutzbeauftragte/Katastrophenschutzbeauftragter
Vertretung der Haustechnik
Vertretung des Pflegedienstes
Vertretung des ärztlichen Dienstes
Ggf. Vertreterinnen oder Vertreter von externen Behörden (zum Beispiel Polizei und Feuerwehr)

Verpflichtung: Einstellung auf mögliche Gefahrenlagen

Die Kliniken sind durch die Krankenhausgesetze der einzelnen Bundesländer dazu verpflichtet, sich auf mögliche Gefahrenlagen einzustellen. Viele Landkreise und Städte fordern gerade in der aktuellen politischen Lage die Kliniken dazu auf, aktiv tätig zu werden. Sie erwarten, dass sich die Krankenhäuser zum Beispiel auf das Szenario „Blackout“ vorbereiten. „Es zeigt sich leider, dass Klinikleitungen hier meist Insellösungen implementieren, um den Aufforderungen gerecht zu werden. Eine ganzheitliche Überarbeitung von Alarm- und Einsatzplänen erfolgt meist nicht. Es besteht dann die Gefahr, dass es zunehmend zu parallelen Planungen bei Großschadenslagen kommt und die Prozesse im Ernstfall zusammenbrechen“, gibt der GRB-Experte zu bedenken. Das Dilemma dabei: Für die Erstellung und Umsetzung neuer Pläne stellt der Gesetzgeber aktuell keine finanziellen Mittel zur Verfügung. Vernachlässigt die Einrichtung aber das Thema, dann macht sie sich gegebenenfalls im Schadenfall des Organisationsverschuldens strafbar.

Interne und externe Störungen

„Die Krankenhäuser sollten sich neu aufstellen, um im Notfall angemessen reagieren zu können“, empfiehlt Frederik Meilwes. Kommt es zu einer plötzlichen Störung, muss sichergestellt sein, dass die verschiedenen aufeinander abgestimmten Versorgungsprozesse dennoch funktionieren, um die Patientensicherheit nicht zu gefährden.

Es gibt verschiedene Gefahrenlagen, mit denen sich eine Klinik beschäftigen muss. Dabei kann zwischen externen Lagen, wie zum Beispiel einem Massenanfall von Verletzten und internen Lagen, wie Rettungseinsätzen bei einem Brand unterschieden werden. Bei den einzelnen Lagen muss berücksichtigt werden, dass es gegebenenfalls dazu kommt, dass die Klinikleitung durch die externe Einsatzleitung der Polizei oder Feuerwehr fremdbestimmt wird. Gerade in diesen Lagen muss die Krankenhausleitung der externen Einsatzleitung die vorbereiteten Informationsquellen (zum Beispiel die Belegungssituationen oder besondere Gebäudeplanungen) zur Verfügung stellen.

Beispiele von internen und externen Lagen, auf die sich ein Krankenhaus vorbereiten sollte:

Polizeieinsätze im Krankenhaus
Brände
Ausfall der Klimatechnik
IT-Ausfall/Hackerangriff
Stromausfall
Infektionslagen
Massenfall von Verletzten/Erkrankten
Chemische, biologische, radiologische und nukleare Gefahren
Terroranschlag/Amoklage

Wichtig ist es, zielgerichtet zu identifizieren, welche Großschadenlage die eigene Einrichtung treffen und zur Störung der Schutzziele führen kann.

Punktuelle Stromausfälle, von denen Funktionsbereiche, zum Beispiel Stationen oder der OP, betroffen sind, können immer vorkommen. Gleichzeitig lösen sie möglicherweise erhebliche Störungen im Ablauf aus. Daten können verloren gehen, und Laborgeräte müssen neu kalibriert werden. Gleiches kann bei einem IT-Ausfall passieren. „Für solche Fälle ist eine analoge Dokumentation hilfreich, um die Datenlücke kurzfristig zu schließen“, erklärt Frederik Meilwes. Zudem sollten Krankenhäuser zusätzliche Backup-Server nutzen, auf denen spezielle Notfalldatensätze gespeichert werden. Also Informationen, die im Notfall benötigt werden, wie zum Beispiel eine Kurzakte über die jeweiligen Patientinnen und Patienten, mit Informationen zu Allergien, Medikamenten, Diagnosen etc. Die Sicherstellung der Patientensicherheit ist das höchste Ziel. Sollte es dazu kommen, dass eine Patientin oder ein Patient aufgrund der Schadenlage in ein anderes Krankenhaus verlegt werden muss, sind solche Informationen existentiell.

„Insgesamt gilt es, mit realistischem Augenmaß zu reagieren. Nach dem Motto: groß denken, aber auch nicht übertreiben. Die Verantwortlichen sollten mögliche Szenarien von Katastrophen- und Großschadenlagen im Krankenhaus simulieren, um Verbesserungsmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten“, resümiert Frederik Meilwes. Denn so lassen sich Ausfallzeiten verkürzen, der Versorgungsauftrag sicherstellen und vor allem Menschenleben retten.

Die GRB-Expertinnen und -Experten bieten spezielle Workshops zur Alarm- und Einsatzplanung an. Sprechen Sie Frederik Meilwes und seine Kolleginnen und Kollegen einfach dazu an, um im Notfall sicher reagieren zu können.