Das entschärfte Nachweisgesetz erleichtert intelligente Lösungen

Worum geht es?

Die Formvorschriften werden ab dem 1. Januar 2025 deutlich entschärft, um Arbeitgeber von unnötiger Bürokratie zu entlasten. Ab dann können Arbeitgeber und Beschäftigte Vereinbarungen zu betrieblichen Sozialleistungen bequem am Notebook, Tablet oder Smartphone schließen. Und zwar gerade dann, wenn es um Entgeltbestandteile geht. Zum Beispiel:

• Vereinbarungen zur arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersversorgung
• Entgeltumwandlungsvereinbarungen zur arbeitnehmerfinanzierten betrieblichen Altersversorgung

• Vereinbarungen zum Aufbau von ZeitWertKonten/Wertguthaben und umgekehrt Vereinbarungen zu bezahlten Freistellungsphasen

   

Was sind die Möglichkeiten?

Die Entschärfung ermöglicht es uns, in Zusammenarbeit mit Arbeitgebern digital gestützte Prozesse intelligent und passgenau zu gestalten.

 Beschäftigte werden nicht nur in einem digital gestützten Prozess informiert. Wenn sie sich für ein Angebot entschieden haben, können sie direkt über ihr Notebook, Tablet oder Smartphone antworten und daran teilnehmen. Sie benötigen keinen Termin in der Personalabteilung mehr, um vor Ort zu unterschreiben. Beschäftigte erhalten so unmittelbaren Zugang zu den Benefits und können unmittelbar eine Bestätigung und Kopie der Vereinbarung erhalten.

Wird eine Vereinbarung digital geschlossen, können die hinterlegten Daten im Idealfall zu ihrer Umsetzung direkt in die Gehaltsabrechnung importiert werden. Und die Vereinbarung wird direkt archiviert. Papierstapel müssen nicht mehr hin- und hergeschoben werden, wodurch der bürokratische Aufwand deutlich abnimmt.

Was ist der Unterschied zur bisherigen Regelung?

Schon heute sind Vereinbarungen „digital“ möglich und wirksam. Es ist keine besondere Form gesetzlich vorgeschrieben. Eine fehlende Dokumentation in Schriftform nach dem Nachweisgesetz macht die Vereinbarung nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht unwirksam oder nichtig (BAG, Urteil vom 24. März 2021 – 10 AZR 16/20; BAG, Urteil vom 20. Mai 2008 – 9 AZR 382/07). 

Wird aber im Anschluss daran kein schriftlicher Nachweis erstellt, drohen Sanktionen. Auch steht nicht fest, ob z. B. Finanzämter und Sozialversicherungsträger im Einzelfall auf die Vorlage eines Nachweises bestehen. Die neue Regelung schafft Sicherheit.

Textform reicht ab dem  1. Januar 2025 in der Regel aus

Durch die Änderung ab dem 1. Januar 2025 reicht die Textform für die Vereinbarung selbst und für deren (nachträglichen) Nachweis aus. Die Textform stellt wesentlich geringere Anforderungen als die elektronische Form. Sie erfordert auch keine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. Die Voraussetzungen der Textform (§ 126 b BGB) erfüllen Anbieter für die papierlose, digitale Unterschrift standardmäßig. Die einfache E-Mail ohne Signatur reicht ebenfalls aus. 

Technische Anforderungen

Für eine elektronische Übermittlung in Textform gelten Wirksamkeitsvoraussetzungen. Der „digitale“ Prozess muss also bestimmte technische Anforderungen erfüllen:

• Das Dokument muss für den Arbeitnehmer uneingeschränkt zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können und
• der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnach-weis zu erteilen.
• Die Übermittlung muss individuell an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer erfolgen; eine allgemeine Bekanntmachung (z. B. einer Versorgungsordnung) reicht nicht aus. Ein Verweis auf Betriebsvereinbarungen ist allerdings möglich.

Doch es gibt Ausnahmen

Eine Ausnahme greift immer: Wenn der Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis verlangt, muss dieser vom Arbeitgeber nachgeholt werden. Aber eben nur auf Anforderung.

Für bestimmte Branchen gilt die Entschärfung nicht. Es bleibt bei der Schriftform. Die Text-form reicht nicht aus für die Arbeitsverhältnisse in den Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (“schwarze Liste“) genannt sind:

• Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (Hinweis: das können auch Dienstleistungsgesellschaften sein), Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe (Hinweis: das können auch Dienstleistungsgesellschaften sein), Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe