Onlineverwaltung von Probandenversicherungen
In der Vergangenheit bedeutete die Verwaltung einer Probandenversicherung oft, dass zahlreiche Informationen wie beispielsweise Start und Ende der Studie, Anzahl der Teilnehmenden oder der Einsatz von Arzneimitteln oder Medizinprodukten über mehrere Schreibtische laufen mussten. Mit der digitalen Anwendung wird dieser Prozess nun automatisiert. Dorothée Bretthauer, Product Owner im Bereich IT Development der Ecclesia Gruppe, betont: „Während bis vor Kurzem noch ein Ansprechpartner auf Kundenseite zwischen Ecclesia und Studienleitung zwischengeschaltet war, besteht jetzt eine direkte Verbindung zwischen den Parteien. Zeitaufwändige Weiterleitungen von Informationen sind an dieser Stelle obsolet.“
Ein zentraler Bestandteil der Anwendung ist der digitale Fragebogen zur Beantragung der Probandenversicherung. Es sind Pflichtfelder vorgegeben, die zeigen, welche Dokumente noch fehlen und hochzuladen sind. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und minimiert Nachfragen. Die Einreichung und Bearbeitung einer Studie funktionieren insgesamt deutlich schneller. Hinzu kommt, dass alle Studien einer Klinik mit der digitalen Anwendung zentral verwaltet werden. Die Verantwortlichen haben Einsicht in alle relevanten Dokumente, und der jeweilige Status der Studien lässt sich tracken. Aktivitäten von Makler und Klinik sind transparent und nachvollziehbar. Schickt die Ecclesia zum Beispiel eine Information an den Versicherer, kann die Klinik dies nachvollziehen.
– Sandra Unruhe, Abteilungsleiterin Universitätskliniken bei der Ecclesia GruppeUnikliniken sind die primäre Zielgruppe unserer neuen Anwendung, weil sie einen Großteil der Studien durchführen und am meisten von dem Tool profitieren. Denkbar wäre die Nutzung aber auch für andere Kliniken.
Vorteile auf einen Blick
- Prozesse automatisieren und digitalisieren: Weniger manuelle Arbeit und schnellere Bearbeitung
- Studien zentralisieren: Alle Studien an einem Ort verwalten
- Volle Transparenz: Jederzeit Überblick über den Status der Studien
- Entlastung der Ansprechpartner: Automatisierte Prozesse reduzieren den Arbeitsaufwand auf Kundenseite
- Keine aufwendige Papierverwaltung: Alle Dokumente digital und leicht zugänglich
- Leichtere Zuordnung der Studien in den Jahresverträgen: Effiziente Verwaltung und Zuordnung
Rück- und Ausblick: Den Kundenbedarf stets im Fokus
„Universitätskliniken sind das Herzstück medizinischer Forschung und Innovation. Deshalb möchten wir sie im Sinne unserer starken Kundenorientierung dabei unterstützen, die damit einhergehenden Prozesse für alle Beteiligten zu verschlanken und zu vereinfachen“, sagt Sandra Unruhe, Abteilungsleiterin im Geschäftsfeld Universitätskliniken der Ecclesia Gruppe. „Und natürlich wollen wir dem Digitalisierungsanspruch unserer Kunden gerecht werden“, fährt Unruhe fort. Für ein effizientes Vertrags- und Schadenmanagement bietet die Ecclesia Gruppe bereits ecconnect als digitalen Assistenten an, der außerhalb des Probandengeschäfts genutzt werden kann. Die neue Anwendung zur Verwaltung von Probandenversicherungen soll eine sinnvolle Ergänzung dazu darstellen.
– Uwe Thiebes, Experte für Versicherungen Universitätsklinikum Bonn (UK Bonn)Das UK Bonn bedankt sich für die Teilnahme am Projekt als Testklinik. Wir sehen die Anwendung als effektive Ergänzung zu dem vorhandenen ecconnect an. Dies ermöglicht eine einfachere und transparentere Bearbeitung der Studien.
Die Entwicklung der Anwendung war ein intensiver Prozess, der in enger Zusammenarbeit mit den Universitätskliniken Bonn und Münster stattfand. Daniela Ahlbach, Senior Kundenbetreuerin im Geschäftsfeld Universitätskliniken der Ecclesia Gruppe, berichtet: „Um den Kundenbedarf zu evaluieren, wurden Workshops vor Ort mit den Kunden durchgeführt. So konnten wir im Nachgang unsere digitale Anwendung exakt auf die Anforderungen des Kunden zuschneiden und heute eine maßgeschneiderte Lösung anbieten.“
Das Ecclesia-Team bedankt sich herzlich bei den Universitätskliniken Bonn und Münster für die konstruktive Zusammenarbeit und den kontinuierlichen Input, der maßgeblich zur Entwicklung der digitalen Anwendung beigetragen hat. „Diese Zusammenarbeit hat gezeigt, wie wichtig ein kontinuierlicher Dialog mit unseren Kunden ist“, betont Andy Devinast, Teamleiter im Ecclesia-Geschäftsfeld Universitätskliniken. „Denn nur so können wir sicherstellen, dass unsere Lösungen den tatsächlichen Bedürfnissen der Kliniken entsprechen und ihnen echten Mehrwert bieten.“
– Ursula Nagel, Geschäftsbereich Compliance und Versicherungen, Universitätsklinikum Münster (UKM)Das UK Münster war in der Pilotphase mit eingebunden. In diesem Rahmen konnten Änderungswünsche und Anmerkungen direkt eingebracht und umgesetzt werden. Das neue Programm gestaltet die Administration unserer Studien wesentlich effizienter.
Die Anwendung ist so konzipiert, dass sie kontinuierlich weiterentwickelt wird. „Unser Ziel ist es, unsere Plattform in Zukunft um weitere Bausteine zu erweitern. Dazu gehören etwa die Wegeunfallversicherung oder Objektdeckungen“, ergänzt Martin Wand, ebenfalls Senior Kundenbetreuer bei der Ecclesia Gruppe. Gemeinsam mit Daniela Ahlbach hat er das Projekt von Ecclesia-Seite aus federführend begleitet und mitgestaltet.
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Die Rolle der Probandenversicherung in klinischen Studien:
Teilnehmer klinischer Studien zur Entwicklung neuer Arzneimittel und Medizinprodukte, auch als Probanden bezeichnet, sind besonderen gesundheitlichen Risiken ausgesetzt. Um diese abzusichern, fordert der Gesetzgeber in vielen Fällen den Abschluss einer sogenannten Probandenversicherung. Sponsoren klinischer Prüfungen müssen diese Versicherung nachweisen, um eine behördliche Genehmigung für die Durchführung der Studien zu erhalten. Die Probandenversicherung gewährleistet einen finanziellen Ausgleich für materielle Schäden, die Probanden durch die klinische Prüfung erleiden – sei es im Fall von Gesundheitsschäden oder im Todesfall.